La Graveco de la Temlinio kaj la Unua Frazo
La temlinio de retpoŝto estas kiel la titolpaĝo de libro; ĝi devas esti alloga kaj informi la leganton pri la enhavo. Malbona temlinio (ekz., "Saluton" aŭ "Demando") ofte estas ignorata aŭ malpli frue respondita. Bona temlinio devas esti specifa kaj konciza, ekzemple "Demando pri la projekto de lundo" aŭ "Petado de informoj por la kunveno de vendredo." La temlinio devas ankaŭ konformi al la celo de la retpoŝto. Post kiam la ricevanto malfermas la retpoŝton, la unua frazo estas decida. Ĝi devas tuj klarigi la celon de la mesaĝo. Ekzemple, anstataŭ "Mi skribas al vi..." pli bone estas "Mi skribas por demandi pri..." aŭ "Mi skribas por informi vin pri...". Ĉi tiu aliro garantias, ke la leganto tuj komprenas la celon kaj povas rapide respondi.
La Valoro de Strukturo kaj Formato
Strukturo estas esenca por klara komunikado. Bona retpoŝto havas tri ĉefajn partojn: enkonduko, korpo kaj konkludo. En la enkonduko, vi klarigas la celon de la retpoŝto. La korpo enhavas la ĉefajn informojn, kiujn vi volas transdoni. Ĝi devas esti organizita per mallongaj alineoj aŭ eĉ per numeritaj listoj aŭ buletoj, se vi havas plurajn punktojn por listigi. Ĉi tio faciligas la legadon kaj komprenon. Finfine, en la konkludo, vi resumas la mesaĝon kaj indikas kion vi atendas de la ricevanto (ekz., "Mi atendas vian respondon" aŭ "Bonvolu informi min kiam vi ricevas ĉi tion"). Ĉi tiu strukturo helpas la leganton trovi la necesajn informojn facile kaj rapide. Uzi dikaj literoj (bold) por gravaj vortoj aŭ frazoj ankaŭ povas plibonigi la legeblecon.
Lingvo, Tono kaj Korekteco
La lingvo, kiun vi uzas, kaj la tono de via retpoŝto devas konformi al la kunteksto. Se vi komunikas kun kolegoj aŭ klientoj, la tono devas esti profesia. Se vi komunikas kun amikoj, la tono povas esti pli neformala. Sendepende de la kunteksto, la retpoŝto devas esti skribita sen gramatikaj aŭ ortografiaj eraroj. Legi la retpoŝton antaŭ sendi ĝin estas gravega. Ĝi ne nur helpas eviti miskomprenojn, sed ankaŭ montras, ke vi atentas la detalojn. Unu eraro povas ŝanĝi la tutan signifon de frazo kaj igi vin aspekti neglekta. Ankaŭ, atentu la uzon de humuro aŭ sarkasmo, ĉar retpoŝta teksto ne ĉiam transdonas la ĝustan tonon, kaj eble kreas miskomprenojn.
La Arto de Respondo kaj Atendo
Ricevi retpoŝton postulas same atentan reagon. Respondu kiel eble plej frue, eĉ se vi nur skribas, "Mi ricevis vian retpoŝton kaj respondos al vi poste." Ĉi tio montras al la sendinto, ke ilia mesaĝo estis ricevita kaj ne estas ignorata. Se vi ne povas respondi al la demandoj tuj, informu la sendinton pri la prokrasto kaj pri kiam ili povas atendi respondon. Kiam vi respondas, certigu, ke vi respondis al ĉiuj demandoj en la originala retpoŝto. Se la retpoŝto enhavas plurajn demandojn, vi povas uzi buletojn aŭ numeritajn listojn por respondi al ĉiu punkto individue. Ĉi tiu aliro garantias, ke nenio mankas kaj ke la respondo estas klara kaj kompleta.
La Signo, La Konkludo kaj Plia Agado
La fina parto de retpoŝto estas la signo, kiu devas esti simpla kaj profesia. Via signo devus enhavi vian nomon, vian titolon (se necese), kaj viajn kontaktinformojn. Ĝi estas fina oportuno lasi bonan impreson. La konkludo de via retpoŝto devas indiki kion vi volas, ke la ricevanto faru post legado de via mesaĝo, se estas io. Ĉu vi volas, ke ili alvoku vin? Ĉu vi volas, ke ili respondu? Aŭ ĉu vi simple volas, ke ili konu la informon? Indiki la atendatan agon faras la komunikadon multe pli efika. Ĉi tiuj simplaj reguloj, kune kun la respekto al la ricevanto, igos vin majstro de retpoŝta komunikado.