数据保护并不是一次性的问题。一个经常被低估的挑战是长期维持已达到的数据保护水平。由于外部和内部事件，责任人被迫多次采取行动。现代数据保护管理确保对所有相关事件进行永久监控，降低了数据保护风险并使数据保护工作变得更加容易。
为什么数据保护管理至关重要
在小型企业中，可能仍然可以“手动”处理数据保护任务。但对于中型和大型公司来说，没有办法绕过系统性的方法。只有专业的数据保护管理才有可能关注所有相关事件并及时做出反应。
此类事件发生的频率比人们想象的要高。它们的范围很广，如下例所示：
法律要求的变化
根据案例法重新评估风险
由于推出新产品或服务而改变的业务流程
切换到其他软件
数据保护管理系统
在实践中，数据保护的系统方法由数据保护管理系统（DPMS）确保。 DSMS 提供了一个考虑到与数 斯里兰卡电报数据 据保护相关的所有领域的框架。以下观点有利于引入 DSMS：
完整范围
从数据保护角度考虑所有相关的领域和影响。
所有重要信息一目了然，
可以随时确定和评估数据保护的当前状态、实施情况和缺陷。
实施路线图
系统指定了哪些具体任务尚待完成。
完整的文档
通过引入 DSMS，可以创建完整且结构清晰的文档。数据保护文件可用于证明所实现的数据保护水平，例如向监管机构证明。
可持续监测
控制回路（例如基于PDCA 循环）确保识别行动需求并采取措施。
DSMS 的基本组成部分
数据保护管理系统的组成部分可能有所不同。重要的是组织选择哪种系统。选择取决于您的具体需求和目标。下面我们粗略地概述了 DSMS 的结构和元素。
初步分析
首先，需要记录公司目前的情况。初步分析将确定个人数据在哪些业务领域处理以及涉及哪些数据类别等。
记录所有受影响的流程，以便检查是否需要调整以及哪些流程需要调整，同时考虑到数据保护法规。例如，可以在数据保护影响评估（DPIA）的支持下进行此类评估。
流程优化