每个政府组织都在某种程度上进行数字化。我们遇到过各种类型：使用或不使用捕获软件进行数字化、使用多功能设备、扫描站、USB 扫描仪等进行数字化。
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无论您选择哪种解决方案，请考虑以下事项：调查您是否可以集中（或更集中）处理数字化流程。我的意思是，这个过程（太）经常以分散的方式处理。因此，每个部门、每个管理部门、每个组织单位等等。
从长远来看，最好的解决方案是什么？
当然，出现这种情况并不奇怪。涉及的人员和学科较少，因此更容易实现并更快地实施。一个很好的例子是收发室，（普通）邮件进入组织，财务部门在另一个邮箱中接收纸质发票。在许多组织中，发票由财务部门接收并数字化。但从长远来看，这是最好的解决方案吗？仅当要数字化的文档总量较低时才会出现这种情况。在所有其他情况下，在一个地方接收所有物理文档（包括发票）并立即将其数字化会更加高效。
这并不意味着您不能分散启动。通常，首先需要一个成功的故事来为整个组织的流程提供支持。因此，数字化举措可以在一个部门或组织单位中顺利启动。我最重要的信息是：不要让它就此结束！
对于处理大量传入纸质文档的组织来说，前两个技巧特别有趣。这将从提示 3 开始发生变化。提示 3、4 和 5 对于以数字方式到达的文档与以纸质形式到达并数字化的文档同样有趣。
对于数字化文档和数字文档来说，从文档中提取相关信息 印度手机号码 至关重要。毕竟，文档中包含的信息对于为组织创造价值是必要的。现在可以手动提取信息，但这是一项痛苦的劳动密集型工作。您想要自动化此操作，并且可以通过识别技术来实现。
识别文本
可以识别文档上的不同内容。我将从几乎每个人都知道的最简单的一个开始：“OCR”（光学字符识别），识别扫描文档上的文本。对于扫描文档，这是我在下面讨论的更高级识别形式的基础。
识别文档类型
自动识别文档的类型和/或类型称为“分类”。识别文档类型非常有用，尤其是当文档大量到达时。然后可以根据文档类型对不同的文档进行排序。例如，数字发票会自动进入发票流程，尽管它们与许多其他类型的文档同时数字化。但通过这种形式的认可，您可以更进一步。这也使得自动识别来自不同管理部门的发票并使其最终进入不同的流程成为可能。
分类可以节省大量工作的另一个例子是识别人事档案中的文档类型。一份人事档案平均包含 40 到 50 份不同类型的文件。这些文件包括结构化文件（例如就业联系信息、评估表、UWV 文件、薪资概述）和非结构化文件（例如信件、电子邮件和谈话记录）。通过彻底的分类，您几乎可以完全自动识别所有不同的人事文件。