如何建立有效的工作流程圖
Posted: Sat Dec 21, 2024 4:51 am
SIPOC（供應商、輸入、流程、輸出和客戶）圖為您提供流程的全域視圖。它們可幫助您分解和理解流程的主要元素，例如誰提供輸入、這些輸入是什麼、涉及的步驟、輸出以及最終客戶是誰。
SIPOC 圖 對於理解流程的整體結構並將其與策略目標保持一致特別有用。
SIPOC 圖表範例：假設您正在開發一個軟體開發專案。此專案的 SIPOC 圖可能會概述從所需工具（供應商）到使用者需求和設計規格（輸入）、編碼和測試等關鍵步驟（流程）、最終軟體（輸出）以及將要使用 手機號碼清單 的使用者的所有內容。正在使用該應用程式。這樣，團隊中的每個人都可以清楚地了解自己的角色以及它如何適應更大的前景。
軟體開發的 sipoc 圖
準備好建立工作流程圖了嗎？讓我們將其分為五個簡單的步驟：
1. 確定範圍
問問自己想要改進或更好地理解什麼流程。是大的事情，例如你的整個訂單履行系統，還是小事情，例如你如何處理客戶退貨？選擇特定的流程將有助於保持圖表的重點和易於管理。
考慮一下流程的開始和結束。
什麼觸發該過程開始？
完成後是什麼樣子？
這為您的圖表提供了清晰的開始和結束，框架之間的所有內容。
接下來，確定流程中的所有參與者。誰做什麼？根據流程的不同，它可能包括來自銷售、客戶服務或生產的團隊成員。了解誰參與可以幫助您了解該圖將涉及組織的哪些部分。
以下是定義範圍的流程工作流程範例：
假設您正在關注客戶投訴流程。首先，您可以將投訴收據確定為起點，將已解決的投訴確定為終點。
接下來，您將列出關鍵步驟，例如：
評估投訴 > 尋找解決方案 > 與客戶溝通
您還需要注意每個步驟的參與人員，例如客戶服務代理和產品經理。並且您應將圖表重點放在有效解決投訴所需的內容上。
Wrike 的自訂工作流程可以幫助您定義和自訂專案或任務經驗的階段，這對於設定工作流程圖的範圍至關重要。
由於不同的團隊或部門可能有獨特的流程，Wrike 允許您相應地自訂工作流程。這在確定多部門場景中的範圍、確保工作流程圖相關並準確反映所有相關人員的角色和職責時非常有用。
淺綠色背景上的 wike 自訂狀態的產品螢幕截圖
2. 收集相關資訊
一旦確定了範圍，下一步就是集思廣益並收集所有必要的細節來填寫工作流程圖表。與實際從事這項工作的人聊天。詢問他們的日常任務、使用的工具以及面臨的挑戰。
接下來，收集與該流程相關的所有文件。這可能包括：
SOP（標準作業程序）
先前專案的範例工作流程圖（如果存在）
培訓資料
這些文件可以為您提供每個步驟中應該發生的情況的基線。如果可以的話，請觀察實際的過程。親眼目睹事物可能會非常有啟發性。您可能會發現效率低下、冗餘或沒有記錄在案的關鍵步驟。
在跨不同團隊或部門收集一致且結構化的資訊時，尤其是在定義工作流程的初始階段， Wrike 的請求表單非常有價值。 Wrike 的自訂請求表單可讓您建立團隊成員可以填寫的標準化表單。
這可確保您以統一的格式收集所有必要的信息，從而更容易在工作流程圖中分析和使用。您可以自訂這些表單，以詢問有關流程中每個步驟、涉及人員、使用哪些工具以及任何依賴項或決策點的具體詳細資訊。
SIPOC 圖 對於理解流程的整體結構並將其與策略目標保持一致特別有用。
SIPOC 圖表範例：假設您正在開發一個軟體開發專案。此專案的 SIPOC 圖可能會概述從所需工具（供應商）到使用者需求和設計規格（輸入）、編碼和測試等關鍵步驟（流程）、最終軟體（輸出）以及將要使用 手機號碼清單 的使用者的所有內容。正在使用該應用程式。這樣，團隊中的每個人都可以清楚地了解自己的角色以及它如何適應更大的前景。
軟體開發的 sipoc 圖
準備好建立工作流程圖了嗎？讓我們將其分為五個簡單的步驟：
1. 確定範圍
問問自己想要改進或更好地理解什麼流程。是大的事情，例如你的整個訂單履行系統，還是小事情，例如你如何處理客戶退貨？選擇特定的流程將有助於保持圖表的重點和易於管理。
考慮一下流程的開始和結束。
什麼觸發該過程開始？
完成後是什麼樣子？
這為您的圖表提供了清晰的開始和結束，框架之間的所有內容。
接下來，確定流程中的所有參與者。誰做什麼？根據流程的不同，它可能包括來自銷售、客戶服務或生產的團隊成員。了解誰參與可以幫助您了解該圖將涉及組織的哪些部分。
以下是定義範圍的流程工作流程範例：
假設您正在關注客戶投訴流程。首先，您可以將投訴收據確定為起點，將已解決的投訴確定為終點。
接下來，您將列出關鍵步驟，例如：
評估投訴 > 尋找解決方案 > 與客戶溝通
您還需要注意每個步驟的參與人員，例如客戶服務代理和產品經理。並且您應將圖表重點放在有效解決投訴所需的內容上。
Wrike 的自訂工作流程可以幫助您定義和自訂專案或任務經驗的階段，這對於設定工作流程圖的範圍至關重要。
由於不同的團隊或部門可能有獨特的流程，Wrike 允許您相應地自訂工作流程。這在確定多部門場景中的範圍、確保工作流程圖相關並準確反映所有相關人員的角色和職責時非常有用。
淺綠色背景上的 wike 自訂狀態的產品螢幕截圖
2. 收集相關資訊
一旦確定了範圍，下一步就是集思廣益並收集所有必要的細節來填寫工作流程圖表。與實際從事這項工作的人聊天。詢問他們的日常任務、使用的工具以及面臨的挑戰。
接下來，收集與該流程相關的所有文件。這可能包括：
SOP（標準作業程序）
先前專案的範例工作流程圖（如果存在）
培訓資料
這些文件可以為您提供每個步驟中應該發生的情況的基線。如果可以的話，請觀察實際的過程。親眼目睹事物可能會非常有啟發性。您可能會發現效率低下、冗餘或沒有記錄在案的關鍵步驟。
在跨不同團隊或部門收集一致且結構化的資訊時，尤其是在定義工作流程的初始階段， Wrike 的請求表單非常有價值。 Wrike 的自訂請求表單可讓您建立團隊成員可以填寫的標準化表單。
這可確保您以統一的格式收集所有必要的信息，從而更容易在工作流程圖中分析和使用。您可以自訂這些表單，以詢問有關流程中每個步驟、涉及人員、使用哪些工具以及任何依賴項或決策點的具體詳細資訊。