文档管理平台通常包含扫描功能，可将您的物理文档转换为数字文件。这节省了您手动将信息输入计算机的时间。最好的软件甚至具有格式化功能，可快速将您的扫描文档转换为首选或行业特定的模板。
除了扫描文档外，大多数文档管理系统还允许您将当前的数字文件导入一个统一的系统。这些文档可以是文字处理文件、电子表格、PDF、图像等。
成功将物理或数字文档导入管理系统后，任何具有相应权限的人都可以访问它。大多数文档管理软件允许您设置访问和编辑的权限和限制。这样您的团队就可以协作处理文档并跟踪更新的版本。
文档管理系统对小型企业的好处不止一个。通过无纸化文档管理，小型企业可以简化运营、节省时间并减少错误。柯林斯列出了 DMS 的一些主要优势，如更好的安全性和灾难恢复备份。他还表示，由于所需办公空间减少，企业 白俄罗斯whatsapp 数据 可以从较低的租金成本中受益，并且由于即时访问而提高了生产力。
文档管理系统可以为您的团队带来益处，因为它可以形成一个每个人都可以遵循的组织流程。Weitz 表示，这种组织性和无纸化流程可以为小型企业带来自由和安心。Weitz 和其他企业主也将可扩展性列为 DMS 的最大优势之一。
“你的业务会随着时间而增长，建立适当的文档将使这种增长更加顺畅，”Weitz 说。“如果你计划将你的业务出售给新所有者或进行收购，情况也是如此。将所有内容放在一个系统中需要花费一些时间，但将来会为你节省无数的工作时间。”
即使您现在可以轻松地手动管理文件，但情况可能并非总是如此。随着业务规模的扩大，您可能需要一个文档管理系统，尽早转换为无纸化办公室将简化您以后的流程。合适的文档管理平台还可以确保您不会丢失记录或损坏重要文件，因为它们不是硬拷贝。
在文档管理系统中要寻找什么
在为您的企业选择文档管理系统之前，您应该评估您的文档管理需求。并非所有文档管理程序都适合您的企业，因此确定您需要哪些功能将有助于您缩小选择范围。
可扩展性和高级功能
除了当前需求之外，请务必列出随着业务扩展，您以后想要实现的高级功能。选择能够随业务增长而增长的文档管理软件至关重要，否则您最终将不得不更换软件。
安全和灾难恢复
文档管理系统中最重要的功能是安全性。您最不希望看到的是将所有文档以数字方式归档，然后遭遇数据泄露。寻找高度重视保护您信息的软件。