文档归档可帮助您安全地存储重要信息，同时清除办公室中的杂物。以下是如何实施归档系统。
文档归档是将静态文档存储在安全的物理或数字空间中的做法，它是任何 拉脱维亚whatsapp 数据 文档管理系统 (DMS) 的一个重要方面。不同行业和领域的企业都实行文档归档，特别是那些必须保留不再使用的记录和文件的企业。
什么是文件归档？
文档归档是将不再经常使用但仍需要保留的文档移入存储的做法。
存储文件的原因可能有多种，其中包括：
法律要求
商业记录
税务记录
释放空间
这些文件可以是实物文件，也可以是数字文件，不过许多企业正在从纸质文件管理和归档转向 数字文件管理 和归档，以减少物理存储空间并简化日常运营。数据归档是任何企业的关键部分，它使您能够保留重要文件并对其进行分类，以便您在将来需要时轻松找到它们。
需要注意的是备份数据和归档数据之间的区别。备份数据是恢复经常使用的文档的临时手段。相反，归档数据包括您或您的员工不经常使用（在可预见的未来也不会使用）但您仍需要保留的文档。
归档文件的方法
归档文件的方法有很多种，每种方法都有各自的优缺点。我们可以比较三种最常见的方法，以确定选择其中任何一种方法可以得到什么或失去什么。（您不必只选择一种方法；多次归档和多样化是常见的做法。）
纸张储存
当然，最古老的方法还是传统的纸质存储——文件柜里装满文件或副本。这是数字世界中最安全的存档方法之一：纸质存储不会被黑客入侵，而且编辑物理存档信息而不留下任何痕迹也极其困难。
纸质存储的主要缺点是使用起来很麻烦，速度很慢。计算机可以在几秒钟内调出数字文档、搜索其内容并对信息进行分类和编目。使用纸质文件查找相同的信息可能需要几个小时——在某些情况下甚至需要几天。纸质文件增加了安全性，但牺牲了效率。